Mitteilungspflicht bei Verwendung elektronischer Registrierkassen

Das Bundesfinanzministerium (BMF) teilt mit, dass ab 2025 die Pflicht besteht, den Einsatz oder die Außerbetriebnahme elektronischer Registrierkassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sowie den Einsatz oder die Außerbetriebnahme eines EU-Taxameters oder Wegstreckenzählers dem Finanzamt elektronisch mitzuteilen. Hierdurch soll das Finanzamt Kenntnis darüber erlangen, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme, die mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung versehen sind, der Unternehmer in seinen Betriebsstätten einsetzt.

Hintergrund: Elektronische Registrierkassen und PC-Kassen müssen grundsätzlich mit einer sog. zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein, die eine Manipulation verhindern soll. Entsprechendes gilt für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, die vergleichbare Sicherheitsmodule enthalten. Der Gesetzgeber hat bereits geregelt, dass Unternehmer eine Mitteilungsverpflichtung über den Einsatz oder die Verwendung derartiger Systeme erfüllen müssen; bislang war diese Mitteilungspflicht jedoch ausgesetzt, weil noch kein Verfahren zur elektronischen Übermittlung der Mitteilung eingerichtet war.

Wesentlicher Inhalt des aktuellen Schreibens des BMF:

Ab dem 1.1.2025 wird die Mitteilungspflicht nun umgesetzt. Unternehmer, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden oder außer Betrieb nehmen, müssen das Finanzamt hierüber informieren und hierzu die offiziellen elektronischen Übermittlungsmöglichkeiten verwenden. Dies gilt auch für eine Mitteilung über den Einsatz und die Außerbetriebnahme von EU-Taxametern und Wegstreckenzählern.

In der Mitteilung ist u. a. anzugeben, welches elektronische Aufzeichnungssystem (einschließlich EU-Taxameter und Wegstreckenzähler) und welche zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verwendet oder außer Betrieb genommen wird. Dabei sind die Anzahl der jeweiligen Systeme bzw. Sicherheitseinrichtungen und das Datum der Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme anzugeben.

Für die Mitteilung gelten folgende Fristen:

• Ist das elektronische Aufzeichnungssystem (einschließlich EU-Taxameter und Wegstreckenzähler) vor dem 1.7.2025 angeschafft worden, muss die Mitteilung bis zum 31.7.2025 erfolgen.
• Wird das elektronische Aufzeichnungssystem ab dem 1.7.2025 angeschafft, muss die Mitteilung innerhalb eines Monats nach Anschaffung erfolgen.
• Wird ein elektronisches Aufzeichnungssystem, welches dem Finanzamt gemeldet worden ist, ab dem 1.7.2025 außer Betrieb genommen, ist dies ebenfalls dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme mitzuteilen.
• Ist das elektronische Aufzeichnungssystem vor dem 1.7.2025 endgültig außer Betrieb genommen worden, muss dies nur dann mitgeteilt werden, wenn die Anschaffung dem Finanzamt bereits mitgeteilt worden ist.

Hinweis: Die Mitteilungspflicht gilt auch dann, wenn das elektronische Aufzeichnungssystem (einschließlich Taxameter und Wegstreckenzähler) gemietet oder geleast worden ist, also nicht im Eigentum des mitteilungspflichtigen Unternehmers steht.