Einführung der E-Rechnung

Bereits in der letzten Ausgabe dieser Mandanten-Information haben wir über die Einführung der E-Rechnungspflicht von Unternehmern bei Leistungen an andere Unternehmer im Inland berichtet. Die dortigen Ausführungen beruhten auf einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF), welches seinerzeit lediglich als Entwurf vorlag. Nunmehr hat das BMF das finale Schreiben zur Einführung der E-Rechnung veröffentlicht, auf dessen Inhalt wir im Folgenden eingehen.

Hintergrund: Grundsätzlich müssen inländische Unternehmer, die ab dem 1.1.2025 Leistungen an andere inländische Unternehmer ausführen, eine E-Rechnung ausstellen (zu den Übergangsregelungen s. Hinweis am Ende des Beitrags). Dabei handelt es sich nicht um die elektronische Übermittlung einer Rechnung, sondern um ein sog. strukturiertes elektronisches Format, das auf einer bestimmten EU-Richtlinie beruht. Eine derartige E-Rechnung kann elektronisch ausgelesen und in einem europäischen Meldesystem erfasst werden, das zur Bekämpfung von Umsatzsteuerhinterziehung eingerichtet wird.

Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie Fahrausweise. Ferner sind auch Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit.

Wesentlicher Inhalt des BMF-Schreibens:

• Zulässige inländische elektronische Formate sind etwa das sog. ZUGFeRD-Format oder der Standard XRechnung. Auch europäische E-Rechnungsformate wie z. B. Factur-X aus Frankreich sind zugelassen.
• Die mehrfache Übersendung ein und derselben Rechnung ist unschädlich, solange es sich um dieselbe Rechnung handelt.

Hinweis: Die mehrfache Übersendung ein und derselben E-Rechnung löst also keine Pflicht zur mehrfachen Abführung der Umsatzsteuer aus.

• Ist eine E-Rechnung fehlerhaft oder unvollständig, kann sie berichtigt Allerdings muss die Berichtigung ebenfalls im elektronischen Format erfolgen. Die Rechnungsberichtigung wirkt dann auf den Zeitpunkt der ersten, fehlerhaften Rechnung zurück, so dass der Rechnungsempfänger rückwirkend die Vorsteuer geltend machen kann.
• Soll ein Vertrag über eine Dauerleistung (z. B. Mietvertrag) als Rechnung dienen, genügt es, wenn bei einem neu abgeschlossenen Vertrag für den ersten Teilleistungszeitraum (z. B. für den ersten Monat bei einem Mietvertrag) eine E-Rechnung ausgestellt wird und der Vertrag als Anhang beigefügt wird.

Hinweis: Ist vor dem 1.1.2027 – dies ist der Zeitpunkt, ab dem die Übergangsregelung endet (siehe Hinweis unten) – eine Dauerrechnung als sonstige Rechnung erteilt worden, muss keine zusätzliche E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

• Wird gegen die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung verstoßen, kann der Rechnungsempfänger grundsätzlich keine Vorsteuer aus der Rechnung geltend machen. Der Rechnungsaussteller kann jedoch eine E-Rechnung nachträglich ausstellen und auf diese Weise die Rechnung berichtigen. Der Vorsteuerabzug wird ohne Berichtigung anerkannt, wenn der Rechnungsempfänger davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsaussteller noch unter die bis zum 31.12.2026 oder 31.12.2027 geltende Übergangsregelung fällt (siehe Hinweis unten).

Hinweis: Auch ohne Berichtigung kann die Vorsteuer abgezogen werden, wenn das Finanzamt aus der formell fehlerhaften Rechnung alle Angaben, die für den Vorsteuerabzug erforderlich sind, entnehmen kann. Ein Vorsteuerabzug darf nämlich grundsätzlich nicht allein aus formellen Gründen versagt werden. Für die Praxis empfiehlt sich jedoch eine Berichtigung durch den Rechnungsaussteller, um Streit mit dem Finanzamt zu vermeiden.

• Für alle inländische Unternehmer besteht ab dem 1.1.2025 die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Hierfür genügt es, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach bereitstellt. Es muss sich hierbei nicht um ein gesondertes Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen handeln. Eine Übergangsfrist für den Empfang von E-Rechnungen gibt es nicht.

Hinweise: Das BMF-Schreiben gilt für alle Umsätze, die nach dem 31.12.2024 ausgeführt werden.

Für die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen eingeführt. So kann der Unternehmer noch bis zum 31.12.2026 das bisherige Rechnungsformat (z. B. Papier oder E-Mail mit Rechnungsanhang) verwenden. Für Unternehmer, deren Umsatz im Vorjahr maximal 800.000 € betragen hat, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2027.

In dem Entwurf des BMF-Schreibens war noch davon die Rede, dass die Übermittlung der E-Rechnung auf einem USB-Stick nicht zulässig sein soll. Diese Passage wurde aus dem finalen BMF-Schreiben gestrichen. Das BMF hat in seinem kürzlich veröffentlichten FAQ zur E-Rechnung nun auch klargestellt, dass eine gesetzeskonforme Übermittlung von E-Rechnungen per USB-Stick zulässig ist.